Die E-Rechnung im Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung

Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) ist in der Lage, elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. Neuaufträge werden ab sofort auch mit dem entsprechenden Informationsmaterial versehen.

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungsstellerinnen und Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in § 3 Abs. 3 der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) geregelt. Dies sind beispielsweise Direktaufträge bis 1.000 Euro netto.

Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Als Rechnungsstellerin und Rechnungssteller profitieren Sie auch bereits vor der anstehenden Verpflichtung von den Vorteilen der E-Rechnung:

• Effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
• Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
• Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung
• Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrages mit dem Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung wenden Sie sich bitte stets an die auftraggebende Stelle oder die Fachabteilung, die im Auftragsdokument benannt ist.

Inhalte einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 ERechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer: Sie wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten der Zahlungsempfängerin bzw. des Zahlungsempfängers
• De-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse der Rechnungsstellerin bzw. des Rechnungsstellers

Angaben zu Rechnungsinhalten

Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung die folgenden Hinweise:

Rechnungs-bestandteil	Datenfeld Standard XRechnung	Angabe des BBR für Lieferant/innen
Leitweg-Identifikations-nummer (Leitweg-ID)	„Käuferreferenz“ (BT-10)	Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe für jede Rechnung. Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Leitweg-ID stets dem Auftragsdokument.
Projektnummer	„Projektnummer“ (BT-11)	Bauprojekte: Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Projektnummer dem Auftragsdokument.
Vertragsnummer	„Vertragsnummer“ (BT-12)	Bauprojekte: Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Vertragsnummer dem Auftragsdokument.
Bestellnummer	„Bestellreferenz“ (BT-13)	Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Bestellreferenz stets dem Auftragsdokument. Ohne Angabe dieser Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch das BBR abgelehnt werden.

Übermittlung von E-Rechnungen

Das BBR empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de. Weitere Informationen zur ZRE bzw. zu den Anforderungen an Rechnungsformat und Übermittlung finden Sie hier.